Cómo realizar un onboarding digital eficaz

Aumenta la productividad y satisfacción de tus nuevas incorporaciones transmitiendo la cultura y los procesos internos de tu empresa

onboarding-digital-eficaz

Tod_s recordamos el primer día de trabajo en una empresa. Este puede llegar a determinar el resto de la trayectoria profesional de una persona en la compañía. Por otro lado, la sensación de novedad puede llegar a ser abrumadora para alguien que acaba de aterrizar en una organización donde le son desconocidos tanto el equipo como las metodologías de trabajo.

Afortunadamente, existen los procesos de onboarding o incorporación, que sirven para minimizar la incertidumbre de las altas en la plantilla, con el objetivo de que puedan integrarse de manera ágil y efectiva.

La pandemia ha obligado a muchas empresas a digitalizarse de forma abrupta. El cambio de paradigma provocado por la COVID-19 afecta también a todas aquellas personas que se incorporan a un nuevo puesto de trabajo de manera digital. Surge, por lo tanto, la necesidad de disponer de onboardings digitales tan efectivos como los presenciales. En este artículo desvelamos las claves para transformarlo:

Índice

  1. Qué es un onboarding
  2. Por qué tu empresa necesita un onboarding
  3. Las ventajas de realizar un onboarding
  4. Qué es un onboarding digital
  5. Beneficios de realizar un onboarding digital
  6. Las cuatro fases para digitalizar un onboarding
  7. Tips & Tricks para hacer tu onboarding digital más humano
  8. Da la bienvenida a tus incorporaciones con un onboarding digital

Qué es un onboarding 

El onboarding es el proceso de acogida que se aplica a las incorporaciones de una empresa con el objetivo de que se integren en ella, conociendo los fundamentos de la compañía y las especificidades de su puesto de trabajo. La duración puede variar desde un día hasta una semana o un mes. La estrategia seguida en este proceso marca desde un inicio los valores y cultura de la organización. 

cómo hacer un onboarding digital

Por qué tu empresa necesita un onboarding

Como hemos comentado al principio, el objetivo principal del onboarding es minimizar la incertidumbre de las personas que se incorporan para que se alineen lo antes posible con las formas de hacer, las rutinas y los procesos de la compañía. Concretando un poco más, es necesario por las siguientes razones:

1. Explica el porqué de tu proyecto empresarial 

Una de las razones más importantes por las que se realiza un onboarding es explicar el porqué hacéis lo que hacéis. En otras palabras, la plantilla debe tener claro cuál es la misión de la empresa, deben entenderla y creer en ella. Cuando sabemos el porqué de nuestros puestos de trabajo, nos resulta más fácil coordinar esfuerzos hacia un objetivo común. Por ejemplo, la misión de la empresa Spotify es ofrecer a las personas acceso a la música en cualquier momento y  lugar del mundo de manera legal. Sus incorporaciones deben sentir y comprender esa razón de ser desde el primer día. 

2. Transmite la cultura y filosofía empresarial

Compartir los valores de la empresa permitirá a la nueva incorporación saber qué se espera  de su desempeño. Tal vez valoráis ante todo la innovación y la creatividad, pero a la vez también os consideráis un equipo multicultural que apuesta por la formación de sus emplead_s. Sean cuales sean los valores que seguís, deben transmitirse a la plantilla de manera transversal en el plan de onboarding.

onboarding a distancia

Imagina una empresa de packaging que pone énfasis en la sostenibilidad, la igualdad de género y el bienestar laboral. Si fuera el caso, esta compañía podría trasladarlo en el onboarding digital adjuntando un spot interno sobre diversidad e inclusión, explicar en detalle sus procesos de producción ecológicos o informar al emplead_ de que a lo largo del primer mes recibirá una formación sobre gestión del tiempo para que pueda desempeñar un trabajo en remoto productivo.

3. Muestra los procesos internos

Independientemente de la posición, existen una serie de cuestiones que son comunes a la mayoría de miembros de una compañía. Por ejemplo, una consultoría especializada en la elaboración de planes de igualdad, seguramente contará con unas directrices concretas para su desarrollo. Al tratarse de un asunto central, todos los equipos de la plantilla deberían tener unas nociones básicas. 

Asimismo, se deben abordar detalles como: 

  • Código de vestimenta.
  • Horarios.
  • Medios de comunicación internos.
  • Otros beneficios y eventos del equipo. 

4. Explica los productos y servicios de la compañía

Otro de los aspectos básicos que deben aclararse desde el comienzo es qué tipo de productos o servicios ofrece la compañía. No es lo mismo una gestoría que una consultora tecnológica. La naturaleza de cada uno de estos negocios es muy distinta. También lo es el público objetivo al que van dirigidos. Esta información es vital para alguien que acaba de llegar. 

5. Muestra el organigrama empresarial

Este punto trata de conocer los diferentes equipos de trabajo que existen, su jerarquía y cómo interactúan entre ellos. De esta manera, las nuevas incorporaciones podrán saber, por ejemplo, quién es el Office Manager de la empresa, su responsable de equipo o la persona experta en informática que les rescatará cuando el ordenador falle.

onboarding digital eficaz

Las ventajas de realizar un onboarding 

Trasladar al onboarding toda la información explicada en el párrafo anterior aportará grandes ventajas a la organización. Principalmente, las que exponemos a continuación:

1. Una mayor retención del talento

Invertir en un plan de onboarding es invertir en formar a tu equipo. L_s emplead_s son muy agradecid_s con este tipo de acciones, ya que demuestran un interés genuino por su bienestar y correcta adaptación en la empresa. 

2. Aumento de la productividad

Cuanto más efectivas y ágiles sean las incorporaciones de nuev_s trabajador_s, antes podrán ponerse manos a la obra. Ergo,  antes despegará su desempeño. 

3. Reducción de costes

El tiempo es oro. Si contratamos a alguien y a los seis meses se marcha a otra empresa es que hay algo que no funciona. Hay que evitar esto a toda costa porque todo el tiempo invertido en reclutar, seleccionar y formar al talento tiene una repercusión directa en términos económicos. Por ello, una buena planificación del onboarding evitará en gran medida la huida de talento, o sea, evitará la pérdida de dinero.

4. Employer branding

Todo los puntos anteriores influyen en generar una potente imagen de marca de la empresa. Una compañía que se esfuerza en planificar una bienvenida a las personas que entran a formar parte de su equipo, tiene más posibilidades de causar una buena impresión no solo a nivel interno, sino también de cara al exterior para atraer a futuro talento.

Qué es un onboarding digital

El onboarding presencial y digital comparten los mismos objetivos. Sin embargo, la particularidad del segundo es que su medio de transmisión de información es virtual: ya sea a través de píldoras de vídeos, gamificación, integrada en una plataforma LMS o mediante realidad virtual.

Beneficios de realizar un onboarding digital

Para comprender cómo puede beneficiarnos apostar por un onboarding digital primero debemos entender las características que lo conforman, ya que en ellas reside su atractivo.

La digitalización del proceso tiene distintas ventajas. Entre ellas, permite una actualización ágil de los contenidos en línea, permite conocer el progreso de cada emplead_ y es responsive, es decir, adaptable a cualquier dispositivo electrónico. Como ves, todos estos beneficios son especialmente relevantes en un momento de expansión y regulación del teletrabajo, pero también para empresas con sistemas presenciales.

onboarding digital 2

El onboarding digital también da pie a la elaboración de materiales muy creativos, importante para transmitir contenidos pedagógicos. La gamificación o el uso de interactivos son solo algunos de los recursos didácticos que podemos usar al desarrollar un proceso de incorporación digital. 

Todas estas características hacen del onboarding digital una opción muy atractiva, puesto que lo convierten en un medio ideal de incoporación de talento:

  • Económico: la inversión que se hacía anteriormente en material físico, reserva de aulas o asignación de formador_s queda reducida a un solo espacio virtual. 
  • Remoto: puede realizarse dónde y cuándo el emplead_ quiera. Aspecto a destacar en este escenario de teletrabajo globalizado.
  • Asíncrono: relacionado con el punto anterior, el onboarding digital permite que cada persona siga su propio ritmo, sin necesidad de seguir al resto de miembros del equipo que, tal vez, tienen procesos de adaptación diferentes.
  • Ecológico: es mucho más respetuoso con el medio ambiente, ya que al estar todo el contenido digitalizado, no genera apenas residuos. 
  • Personalizado: el componente audiovisual tiene mucha fuerza a la hora de crear un diseño personalizado que ofrezca una imagen de marca potente y, en conscuencia, ayude a consolidar la identidad de la organización.

Las cuatro fases para digitalizar un onboarding

La planificación es clave para que un proyecto se materialice. Al igual que para construir una casa se necesita un plano, para crear un onboarding digital exitoso es necesario un planteamiento claro. Para su buen desarrollo es importante contar con profesionales de la digitalización o el eLearning. Si dispones de ell_s dentro de tu plantilla, ¡genial! Si no, lo más recomendable es externalizar su elaboración.

Fase 1: Transferencia de conocimientos

El primer paso a la hora de poner en marcha el proyecto es saber qué contenidos queremos incluir. Además, es un buen momento para decidir qué material del onboarding dejaremos en el pasado, cuál debe actualizarse y valorar si deberíamos añadir algún punto nuevo.

Fase 2: Diseño instruccional

Una vez sabemos qué ideas queremos transmitir en nuestro onboarding es el momento de decidir cómo las transmitiremos. Esta fase consiste en una estructuración detallada del contenido. Además de ordenar el material, también es en este momento cuando se decide cuánto durará o qué formatos utilizaremos. ¿Artículos? ¿Vídeos? ¿Gamificación? Reflexiona sobre el tipo de contenido que ayudará a tu plantilla a asimilar mejor la información y cuál se adapta más a la cultura de tu empresa, siempre dejándote asesorar por l_s expert_s en cuestión.

onboarding digital en 4 pasos

Fase 3: Producción de contenidos

Si las otras dos fases están bien definidas, esta debería desarrollarse sin dificultades. Sabemos qué queremos decir y cómo queremos decirlo. ¡Ahora toca producirlo! Si al final has decidido que en tu onboarding haya una combinación de artículos y vídeos, necesitarás un equipo de redacción y de edición de vídeo que los cree. 

Fase 4: Maquetación y distribución

Aquí deberás decidir dónde consumirá tu equipo el curso de onboarding. Tienes dos opciones: 

  • Contratar una plataforma externa a un proveedor, como LearnWorlds o Thinkific y volcar en ella los vídeos y artículos.
  • Integrar los SCORMS maquetados en la plataforma de cursos propia de la empresa. Una de las más extendidas es Moodle.  

Tips & tricks para un onboarding digital más humano

Uno de los handicaps de realizar un onboarding enteramente digital es la ausencia de contacto humano que, como seres sociales que somos, necesitamos. Para acabar este artículo, citaremos algunos trucos útiles que pueden ayudarte a paliar esta carencia.

1. Kit de bienvenida

Compensa la falta de calor humano con detalles. Enviando un ramo de flores, un desayuno personalizado, una carta divertida o gadgets corporativos harás sentir a la nueva incorporación menos aislada. 

2. Rompe con la monotonía

¿Cómo dar la bienvenida de una manera más original? La empresa genia.ly realiza una publicación en LinkedIn con cada nueva alta en su plantilla. En ella incluye una foto y el puesto que va a cubrir esa persona. De nuevo, refuerza la idea al emplead_ de que no está sol_ en esta aventura, sino que forma parte de una comunidad. 

3. Videollamadas 

Una buena idea es reunir al equipo el primer día por Zoom o Teams para mostrar un interés genuino por la persona que se acaba de incorporar. Para evitar silencios incómodos puedes plantear una dinámica en la que todo el mundo deba formular una pregunta amena para romper el hielo. Por ejemplo: ¿tienes mascotas?, ¿practicas algún deporte?, ¿si pudieras viajar ahora mismo a otro país dónde irías? ¡Ponle imaginación!

reuniones teletrabajo homuork

4. Buddy digital

El buddy (colega en inglés) es aquella figura que servirá de referente dentro de la organización a la nueva incorporación. No se trata de una mentoría para el desempeño de las funciones del puesto de trabajo, sino más bien de ayudar a conocer la cultura y filosofía empresarial a fondo. Asignarle un buddy digital a alguien que acaba de aterrizar será muy útil para centralizar todas aquellas dudas comunes de los primeros días. 

5. Comodidad ante todo

Esto implica que debes asegurarte de que la persona que acaba de entrar tenga todo lo necesario para desempeñar bien su trabajo. Desde un equipo tecnológico óptimo y con todos los programas que necesite instalados, hasta un mobiliario confortable. Piensa que la llegada del teletrabajo forzado por la COVID-19 ha transformado el espacio de trabajo y muchas personas no tienen su casas preparadas para ello. Pónselo fácil.

Da la bienvenida a tus incorporaciones con un onboarding digital

La primera impresión es la más importante. Asegurarse de que la incorporación de talento a tu empresa se desarrolla eficazmente en estos tiempos inciertos, tiene una influencia decisiva en el buen funcionamiento organizacional a corto, medio y largo plazo. De lo contrario, podría tener consecuencias nefastas en términos económicos y de productividad.

En homuork te ofrecemos servicios de digitalización de onboarding, así como asesoramiento pedagógico para que obtengas los resultados deseados. Garantizamos la traslación fiel de tus contenidos de onboarding al ámbito digital y le añadimos un diseño personalizado, dinámico y creativo. 

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