Offboarding: qué es y cómo realizarlo

En los últimos meses, muchas empresas se han visto forzadas a realizar despidos en sus plantillas, debido a la situación provocada por la Covid-19. Gestionar despidos de quienes han formado parte de tu organización es todo un reto. Conseguir hacerlo de manera efectiva, pero a la vez con humanidad y elegancia, también.

Y es que proceder como en el famoso spot de Coca-Cola que decía: “Sin rodeos. Está usted despedido”, ya no es suficiente. Esta manera de formalizar un despido ha quedado obsoleta en una época en la que cada vez más la idea de que l_s emplead_s son solo un número forma parte del pasado.

En este artículo explicaremos cómo realizar un offboarding, es decir, cómo elaborar un buen plan de despedida para quienes salen de la empresa. De manera que, por un lado, no quede ningún cabo suelto y, por otro lado, se haga con la sensibilidad necesaria que requieren situaciones tan delicadas como la de abandonar un trabajo, sea esta una decisión voluntaria o no.

¿Qué es el offboarding?

Un plan de offboarding consiste en el conjunto de procesos que se despliegan cuando una persona abandona la compañía. En este sentido, se trata de lo opuesto a un onboarding, es decir, un plan de acogida para las nuevas incorporaciones.

El objetivo de crear un plan de despedida es que se puedan realizar todos los trámites y medidas a adoptar durante la marcha de un_ emplead_ de la manera más efectiva posible para la empresa, así como de la forma más satisfactoria para la persona que se va. Una correcta aplicación evitará la pérdida de información o conocimientos por el camino así como una sobrecarga de trabajo en el equipo que permanece, entre otros aspectos.

La importancia de preparar un offboarding

Poner en marcha un plan de offboarding lleva asociados varios beneficios. Estos son: 

• Ahorro de tiempo: establecer un proceso pautado de salida de emplead_s ayuda a organizar todos aquellos aspectos relacionados con su marcha: desde la firma de documentos, hasta la devolución de material o dar de baja de los accesos de la empresa. De manera que no se pase nada por alto que entorpezca o retrase la despedida.
• Normaliza situaciones difíciles: despedirse de alguien nunca es fácil. Suele ser incómodo; a veces, incluso, es doloroso. Ya sea que la persona en cuestión se va porque la empresa ha rescindido su contrato o porque ha decidido irse por voluntad propia, es necesario decir adiós. Un buen cierre a tiempo hará que todas las personas afectadas por el despido puedan reanudar su trabajo con serenidad.

• Retención del talento: sentir que la empresa se preocupa genuinamente por acabar bien con una persona que ha formado parte de su equipo, ofrece tranquilidad al resto de personas que permanecen en la compañía. Al sentirse más a gusto donde están, disminuye la probabilidad de que quieran marcharse.
• Genera imagen de marca: realizar las cosas con eficacia y elegancia siempre es valorado muy positivamente. Saber despedirse es una virtud que hará que la gente hable bien de ello tanto dentro, como fuera de la empresa.
• Se obtiene un feedback sincero: si la empresa se muestra correcta, diligente y  sensible ante un despido, es probable que la persona despedida no muestre signos de resentimiento, ni enfado contra la organización. Esto hará que, en el caso de que la organización desee obtener feedback de cualquier tipo, este sea más sincero y objetivo. Por lo tanto, más útil.

Los 6 aspectos que valorar en el offboarding

Las fórmulas mágicas a la hora de despedir a una persona no existen. Es probable que nunca sea el momento adecuado, que tu afecto hacia esa persona te genere sentimientos encontrados o que haya alguien dentro de tu equipo que no esté conforme con la marcha de su compañer_. Todo esto puede pasar y debes estar mentalmente preparado para afrontarlo, forma parte de las tareas de responsables y managers.

Sin embargo, puedes intentar minimizar cualquier conflicto e imprevisto que surja asegurándote un óptimo desarrollo de los siguientes aspectos:

1. Organización previa 

La organización es amiga de la eficacia. Todos los pasos que des en el momento en que un miembro de tu empresa deja de formar parte de ella, deberán estar procedimentamos. Es recomendable crear una lista con todos los puntos que sin falta debes ejecutar. A continuación citamos algunos de los aspectos más habituales:

• Comunicación del despido
• Comunicación al resto del equipo
• Carta de dimisión (si la persona se va voluntariamente)
• Firma rescisión del contrato
• Cambio de accesos y contraseñas
• Devolución del material
• Traspaso de información y tareas
• Clausura

Organizar las diferentes etapas del despido no solo es beneficioso para la empresa, también para el profesional. La desorganización en un momento de suma delicadeza se vería como una falta de respeto por parte de la compañía.

2. Comunicación del despido

¿Cuál es la mejor manera de comunicar un despido? Depende de muchos factores; no obstante, hay dos esenciales: por un lado, debe establecerse una comunicación asertiva y, por otro lado, si la persona es despedida deben trasladarse las razones internas de esta decisión. En este sentido, es preferible que la comunicación del despido sea en persona.

Asimismo, esto es aplicable con el resto del equipo. Deben ser informados adecuadamente sobre la marcha de su compañer_, así como de las razones detrás de ella. De lo contrario, podría desencadenarse un malestar general en el ambiente.

3. Disposición de documentos 

Ocuparse de la gestión documental suele ser engorroso, pero de vital importancia. Ten listos los documentos e información que debes dejar cerrados antes de la salida de un profesional de tu empresa. ¿Carta de dimisión? ¿Rescisión del contrato? ¿Finiquito? ¿Vacaciones sin consumir? Comunícate con la administración y con la persona afectada a partes iguales para evitar malentendidos que puedan desencadenar en un conflicto.

4. Traspaso de información

Conviene asegurarse de que la persona que se va realice el correcto traspaso de sus responsabilidades a la persona que asumirá sus tareas. Para ello, podemos acompañarla en el proceso ya sea en persona, mediante mails recordatorios o notificaciones calendarizadas. 

Cada caso es único, pero entre otros asuntos nos referimos tanto a tareas que hayan quedado pendientes de finalizar, como al material prestado (electrónico o mobiliario) que deba devolverse. Asimismo, se debe informar a l_s client_s o empresas proveedoras con las que tenga contacto sobre su marcha en un plazo razonable para que les dé tiempo a asimilarlo.

5. Entrevista de salida

Tal vez quieres feedback sobre la empresa; también puede pasar que la otra persona quiera feedback sobre su desempeño profesional para mejorar de cara a su próximo trabajo. Si crees que este intercambio de información puede ser incómodo en presencia física, dispón un canal digital para que pueda darse sin complicaciones. Las encuestas online o las videollamadas son herramientas muy útiles en estos casos.

6. Asegura un buen cierre

Es más que recomendable que la última impresión de la persona que abandona la empresa sea positiva. Esto lo conseguirás siempre que bases tus acciones en la empatía. Ofrécele un detalle o tómate un café con esa persona para charlar tranquilamente. 

Dependiendo de las circunstancias, incluso puede realizarse una pequeña fiesta de despedida con el resto de compañer_s. Esta actitud frente a su marcha contribuye a normalizar una situación peliaguda. Muy necesario, tal y como apuntábamos unas líneas más arriba. 

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En Homuork colaboramos estrechamente con las empresas para diseñar recorridos digitales de salida. El offboarding digital ofrece la posibilidad de procedimentar todos aquellos aspectos más técnicos de la marcha de un profesional, así como un nivel de personalización que otorgué seriedad y, a la vez, cercanía a la despedida. Si quieres descubrir cómo podemos ayudarte, no dudes en contactarnos.

Bibliografía

• https://factorialhr.es/blog/offboarding-empleado-lista/
• https://www.bizneo.com/blog/offboarding/