Qué es y cómo organizar un webinar con éxito

Cada vez más empresas están teniendo que digitalizar eventos y formaciones presenciales. El webinar se posiciona como el formato ideal para esa nueva realidad.

como hacer un webinar

​Tabla de contenidos:

Qué es un webinar

Un webinar es una videoconferencia en línea que transmite contenido de tipo educativo. El significado de la palabra webinar viene de la unión entre los términos ingleses website y seminar. Es decir: se trata de un seminario que se emite por internet. 
Las principales características de un webinar son: 

  • Se realiza en directo, aunque con frecuencia se graba para poderlo visualizar también en diferido. (Es decir, está disponible tanto de forma síncrona como asíncrona.)
  • La persona docente habla a cámara, y comparte su pantalla virtualmente para complementar y contextualizar las explicaciones realizadas. 
  • Admite cierto grado de interacción, tanto entre las personas participantes como quien imparte la sesión, mediante chat o realizando encuestas y votaciones.
  • Se incorporan documentos, slides de diapositivas y materiales de recurso.
  • Puede tratarse de sesiones gratuitas o de pago. 

formación mediante webinar

Para qué sirve un webinar

Los seminarios web pueden tener múltiples usos, aunque los más habituales son los que vemos a continuación: 

  • Acciones de marketing: En este caso, el webinar sirve para para captar leads o clientes potenciales, mostrar como funciona un producto o servicio, escuchar las necesidades de l_s usuari_s, etc. 
  • Enseñanza virtual: Cada webinar se corresponde con una clase o pieza de formación para una público determinado. El tipo de contenido, por tanto, estará ligado al objetivo de aprendizaje de la formación. 

Un ejemplo de webinar educativo sería una sesión de transferencia de conocimiento realizada al equipo de trabajo de una empresa, en la que se explique cómo utilizar una nueva herramienta que acaba de adquirir el departamento. 

webinar online para empresas

Cómo crear un webinar

A continuación te mostramos cómo producir un webinar paso a paso, basándonos en nuestra propia experiencia en homuork. Lee atentamente y recuerda que, si necesitas más información, puedes contactar con nosotr_s

1. Preparación de la plataforma 

El primer paso para realizar un seminario virtual será elegir con qué herramienta lo vas a retransmitir. Algunos de los softwares más populares son GoToWebinar, Webex, Zoom o Adobe Connect

2. Comunicación del webinar

El siguiente paso será plantear las acciones de comunicación que den a conocer el webinar que quieres organizar. 
Primero, deberás buscar una fecha y fijar un horario. A continuación, tendrás que pensar en qué canales quieres publicitar la sesión formativa: por ejemplo, creando un banner en la web que redirija a un formulario de inscripción al webinar, o enviando una notificación por correo electrónico a tu base de datos de emplead_s.

3. Producción del contenido

Una vez hayas establecido la fecha y hora del webinar y sepas a través de qué herramienta se llevará a cabo, es el momento de pensar en el contenido. Aquí deberás recopilar información sobre el tema que quieras tratar y realizar un trabajo de síntesis. 
Ten en cuenta que dispones de un tiempo limitado y no puedes contarlo todo, por lo tanto, sigue el principio de ‘menos es más’. 

4. Acciones postwebinar

Las acciones postwebinar tienen que ver con el uso del contenido generado una vez ha terminado el taller o conferencia virtual: quizás te interese seleccionar algún momento concreto de la sesión para montar un vídeo y subirlo a alguno de tus canales sociales. O puedes optar por enviar la presentación utilizada a la lista de personas inscritas.

Herramientas para grabar un webinar

10 consejos para triunfar con tu webinar

¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de plantear un taller o conferencia virtual? A continuación, te damos las claves para que puedas realizar tu propio webinar con éxito. 

1. Adecúate al formato

Antes de la sesión, dedica un espacio de tiempo a adaptar el contenido a los requerimientos específicos del formato virtual. 

Ten en cuenta, por ejemplo, que algunas personas quizás tengan dificultades para acceder a la conferencia, y se pueden perder unos minutos en el momento de la conexión. En ese sentido, concentra al máximo la información y céntrate en transmitir aquellas ideas más relevantes. Una buena idea es plasmarlas en una presentación de diapositivas. 

2. Conoce la herramienta

Es importante que conozcas la herramienta con la que estás trabajando. De esta forma evitarás situaciones incómodas durante el webinar, por ejemplo, no saber dónde está el botón de compartir pantalla. También podrás sacar todo el provecho a las funcionalidades del software que estés utilizando. 

3. Crea recordatorios

Aunque ya hayas enviado la convocatoria del seminario web, nunca está de más añadir algún recordatorio que refresque la memoria de l_s inscrit_s, añadiendo los elementos principales en cada correo: fecha y hora, enlace al evento y contraseña de acceso si la hubiera.

En homuork, por ejemplo, enviamos un recordatorio 24 horas antes y otro cuando queda una hora para el inicio de la sesión. 

4. Comprueba la conexión

Asegúrate que tu equipo está correctamente conectado a internet. Idealmente, conviene disponer de conexión por cable. Si no es así, busca la zona donde la velocidad de transmisión de datos sea mayor. 

En algunos casos, es recomendable hacer un reset del router unas horas antes, o reiniciar el ordenador para vaciar la memoria de procesos.

5. Haz pruebas 

Ensayar sirve para pulir el discurso o modificar el contenido si lo consideramos oportuno. También es útil para calcular el tiempo de duración de la conferencia y comprobar que no haya ningún problema técnico.

Por ello, te aconsejamos realizar un ensayo general, como si fueras a impartir una clase, antes de salir a escena.

Formación mediante webinar

6. Evita distracciones

Desactiva las notificaciones del ordenador cuando vayas a realizar el seminario online. Cierra también aquellos programas que no estés utilizando y todo aquello que pueda interrumpirte. Por ejemplo, Slack, Whatsapp Web o el gestor de correo electrónico. 

7. Incentiva la participación 

Piensa que, al tiempo que emites el webinar, tu audiencia tiene muchos otros estímulos alrededor: correos entrantes, redes sociales, trabajo en paralelo… En ese sentido, es importante reclamar y mantener su atención. Evitarás que pierda el interés y termine desconectándose. 

Para lograrlo, puedes plantear incógnitas que se vayan revelando a medida que avanza la conferencia, contar anécdotas personales que aporten riqueza y contexto a la exposición o emplear las vías de interacción que ofrezca tu plataforma.

8. Busca asistencia 

Es aconsejable disponer de, al menos, una persona que dé soporte técnico durante el webinar. Este profesional se encargará de resolver las dudas técnicas de l_s participantes y de facilitar el acceso al webinar en caso de dificultades.

Asimismo, esta figura también puede ayudar a controlar el tiempo y a complementar las explicaciones del o la ponente. Por ejemplo, si se menciona un determinado artículo, la persona de soporte compartirá el enlace con l_s asistentes a través del chat. 

9. Graba la sesión

Tener un registro es positivo por distintos motivos. En primer lugar, porque l_s ponentes pueden usar la grabación para mejorar. Por otra parte, porque siempre hay personas que tienen que cancelar su asistencia por distintos motivos y si se dispone de una grabación se puede enviar a estas personas. 

En tercer lugar, contribuye a que cualquier asistente pueda consultar el material con posterioridad. Finalmente, la grabación convierte al webinar en una formación asíncrona: aquella que se puede seguir y consultar con independencia de su momento de producción. 

10. Deja tiempo para preguntas

Es fundamental reservar tiempo para preguntas y respuestas. Para l_s asistentes se trata de un momento muy valioso, puesto que pueden plantear dudas concretas y de alta aplicabilidad. Un buen momento es hacerlo al final del evento.

Si el webinar dura una hora, deja al menos 15 minutos. Tómate el tiempo necesario para responder de forma personalizada a cada interlocutor_. Si alguna pregunta es demasiado específica o necesitas recopilar información, puedes emplazar al asistente a una respuesta posterior a través de teléfono o email.

Webinars y teletrabajo

La crisis provocada por la pandemia de 2020 ha generado la necesidad de adaptar los planes de formación a la nueva realidad. Este nuevo escenario está marcado por el trabajo a distancia y una digitalización creciente en todas las áreas laborales. 

En ese contexto, los webinars pueden ser un instrumento óptimo para ofrecer vías de aprendizaje electrónico en las empresas y entidades de todos los tamaños y sectores. Si te interesa saber cómo afrontar esa transformación en el área formativa, te recomendamos el el webinar gratuito Cómo adaptar tu plan de formación a la nueva realidad

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Laura Valls -  Homuork

Laura Valls Panadero

E-learning Content Specialist

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